ПЛАНИРОВАНИЕ
Итак, мы решились, вдохновились и готовы начать. С чего бы нам теперь начать?
Я предлагаю вам не суетиться, не волноваться и начать свой путь с начала, то есть с планирования.
Зачем это вообще нужно
Очень легко и приятно проводить разные мероприятия, когда знаешь, что нужно делать, для чего ты это делаешь и что будешь делать дальше. Более того, ум, чистый от сомнений неопределенности, гораздо лучше работает в направлении поиска новых решений для текущих задач и адекватнее оценивает складывающуюся обстановку.
Словом, очень рекомендую пользоваться планами.
При составлении плана экспорта применим проектный подход - для глобального видения нашей деятельности и процессный – для обеспечения связанности и резонности наших действий.
Глобальный план экспорта будет включать все шаги и этапы, которые мы собираемся предпринять.
Сложность заключается в том, что изначально мы не знаем точно, какие именно работы мы будем проводить, и соответственно, не можем корректно спланировать ни потребность в ресурсах, ни время, которое придется на эти работы затратить.
Тем не менее, выход из этой ситуации есть.
Во-первых, мы по своему предыдущему опыту знаем стоимость и продолжительность аналогичных работ, которые мы уже реализовывали при продвижении на родном рынке. Эти цифры смогут стать для нас опорными при планировании экспортной активности.
Во-вторых, у нас априори есть ограничение по ресурсам – по деньгам, персоналу, времени или технологиям. Это ограничение есть потолок, отсекающий весьма ограниченный набор альтернатив, которые мы вообще сможем себе позволить.
Кроме того, именно эти ограничивающие факторы и станут той максимальной планкой затрат, на которые мы готовы пойти в своем проекте.
Таким образом, мы уже изначально находимся в некоем вполне определенном коридоре работ, цен и временных затрат, которые мы можем себе позволить в принципе.
Организационные моменты
Итак, чтобы представлять собой рабочий инструмент, наш план должен содержать в себе такую информацию как:
- Проводимые работы
- Лица, ответственные за реализацию каждой работы
- Сроки выполнения
- Непосредственные исполнители по каждой работе
- Необходимые ресурсы
- Ожидаемый результат каждой работы.
В случае чистого экспорта таких шагов, необходимых к реализации, будет пять:
Начинается любой проект с факта принятия волевого управленческого решения о старте, подкрепляемого соответствующим распорядительным документом за подписью руководителя.
Этим же документом назначается ответственное лицо, которое будет отвечать перед этим самым руководителем за все, что касается экспорта, в установленном режиме. Или безо всякого режима, по ходу дела.
Иногда функцию организации экспорта берет на себя сам руководитель компании, горящий идеей новых горизонтов. К сожалению, в этом случае, у него часто физически не хватает часов в сутках на проработку всех деталей, требующих внимания.
Если подходящей кандидатуры внутри компании нет, то человека следует-таки изыскать. Наличие работника, сконцентрированного на проекте, позволит вашему экспорту развиваться динамичнее и быть всегда под контролем.
Поскольку вопросы экспорта затрагивают практически все подразделения компании, то очень важно наделить данного человека необходимыми полномочиями, чтобы он мог самостоятельно координировать работу различных служб и не обращаться каждый раз к руководителю за административным ресурсом.
Предполагается, что именно через этого человека будут осуществляться основные коммуникации с внешним миром, поэтому нужно обеспечить ему возможность работать: ПК, телефонную связь для международных звонков, skype, доступ в интернет, наконец, бумагу с ручкой.
Это самое, ставшее особо ответственным, лицо с первых шагов готовит устав проекта и подбирает команду.
Писать устав не является обязательным требованием, организовать свой экспорт вы вполне сможете и без него. Однако, для внесения большей ясности и закрепления своих устремлений, лучше потрудиться и записать все на бумаге.
В конце концов, те общие фразы, которыми вы опишите свой проект в уставе, могут еще не раз вам пригодиться при продвижении. А само по себе наличие такого документа как устав проекта «Экспорт» особенно придаст весу при общении с государственными структурами на предмет получения различных форм гос.поддержки.
В команду проекта войдут сотрудники, как штатные, так и внешние привлеченные специалисты, которые непосредственно будут работать над организацией вашего экспорта.
Обязательное участие в судьбе проекта должны принять представители:
- Технической службы
- Коммерческой службы
- Финансовой службы
- Службы снабжения и логистики.
Представители каких бы служб ни вошли в команду проекта, лидером и конечным ответственным остается назначенный руководитель проекта.
Назначить ответственных – только пол-дела. Необходима регулярная систематическая работа со всем коллективом компании для масштабного укоренения идеи выхода на внешние рынки, полезными будут языковые курсы делового общения.
Для этого нужно запланировать периодические мероприятия по повышению вовлеченности каждого отдельного сотрудника, чтобы каждый чувствовал себя частью глобального процесса «экспорт». Иначе всеобщий пофигизм и саботаж в той или иной форме вам обеспечены.
Все принятые решения следует закреплять на бумаге. Наличие документа, в котором зафиксирован факт события и принятые решения, сразу снимает напряжение во взаимоотношениях и значительно упрощает работу.
При активном подходе указанные мероприятия потребуют около двух недель времени и личного внимания руководителя компании. Поиск и привлечение внешних специалистов займут еще 1,5-2 месяца.
Все, на этом бюрократия заканчивается и начинается непосредственно экспорт.
Приступаем к работе
Первым пунктом в нашем списке будут стоять рыночные исследования.
Занятие это трудоемкое, но очень важное. По сути, без этого этапа дальше идти никак неможно. Именно здесь вы поймете, какой регион выбрать для своего экспорта, что делать с продуктом, какую установить цену, где лучше искать клиентов.
По срокам и стоимости этап исследований будет зависеть от ваших желаний и возможностей.
В любом случае, следует запланировать такие мероприятия как:
- Непосредственно исследование рынков
- Участие в бизнес-миссиях или посещение тематических выставок (или и то и другое)
- Размещение пробных предложений на интернет-ресурсах.
Этот исследовательский период может растянуться на долгие годы, ибо всегда остается неопределенность и неизведанность рынка. Не допускайте этого, установите конкретные сроки – не более полугода. За это время вы соберете достаточно данных, чтобы принять решения:
- О стране для экспорта
- О продукте, который будете экспортировать
- О ценах, по которым будете поставлять
- О каналах сбыта в новой стране
- О методах продвижения.
То есть, по итогам исследовательского этапа у вас на руках должен быть краткий документ, в котором будут описаны выводы по этим пяти блокам.
Далее, в соответствии с принятыми решениями, мы планируем следующие действия.
Разные мероприятия, скорее всего, будут проводиться разными службами компании, поэтому для каждого этапа руководитель экспорта назначает ответственного и сроки выполнения работ.
За процесс подготовки продукта будут отвечать техническая служба, маркетинг и снабжение – каждая за свой блок.
Подготовка или модификация продукта займет времени, в 1,5-2 раза больше, чем она обычно занимает в вашей компании по той причине, что в данном случае необходимо больше времени на сбор информации и выбор новых технологий и решений.
Стоимость планируемых работ должна быть оправдана ожидаемым эффектом от планируемых продаж.
Среди всех возможных пожеланий заказчиков мы выбираем только те, которые важны для клиента и при этом доступны нам для реализации. Если, конечно, речь не идет о конкретном индивидуальном заказе большой стоимости, для таких клиентов можно делать любые доработки и включать их стоимость в счет.
Работы по расчету экспортной цены и формированию прайс-листа могут проходить параллельно с подготовкой продукта и проводиться силами своих сотрудников.
В это же время можно заняться составлением рекламных текстов и подготовкой макетов раздаточных материалов и подарков.
Пока не будет завершена кастомизация продукта и утверждены цены и система скидок, приступать к продвижению категорически не рекомендуется.
Всякое ваше замедление с ответом на коммерческий запрос ведет к тому, что потенциальный клиент станет искать поставщика в другом месте, и скорее всего, найдет. На подобные запросы принято отвечать в течение суток, лучше - быстрее. Если же вы не уверены в своем коммерческом предложении, то и оперативного ответа не получится.
В случае, когда не готов продукт, дело обстоит еще хуже. Если цену можно-таки, на крайний случай, просто указать равную внутренней, то неготовый товар увеличит время поставки до непонятных дат, создаст вам репутацию медленного и невнятного поставщика и вгонит вас самих в ситуацию нервозного цейтнота.
Вывод простой: предлагаем клиенту реальный товар, а не свои мечтания о нем. То есть, продвижение начинаем, когда товар минимально готов к экспорту.
Для планирования работ рекомендую использовать таблицу с описанием этих работ и необходимых ресурсов, которая впоследствии перерастет в бюджет экспорта, и диаграмму Ганта, наглядно показывающую последовательность и длительность работ. Эти два удобных инструмента позволят оперативно следить за выполняемыми действиями и, при необходимости, корректировать начальный план под изменяющиеся обстоятельства.
Что мы получим
По итогам спланированных таким образом работ у нас будет:
- Сформированная и подготовленная команда для развития экспорта
- Ясное понимание рынка, на который мы собираемся выходить
- Подготовленный продукт
- Красивое коммерческое предложение потенциальным партнерам.
Таким образом, после всех проведенных мероприятий мы будем полностью готовы к следующему шагу на внешний рынок - продвижению, и даже уже частично его осуществим.
Оксана Брант
Поделиться:
Другие статьи
Введение в международный маркетинг
Международный бизнес как проект
Как проводить рыночные исследования